Stage 1 dan Stage 2 merupakan dua tahapan penting dalam audit sertifikasi sistem manajemen. Ketahui perbedaannya, apa yang diperiksa auditor, serta bagaimana organisasi mempersiapkannya.
Dalam proses sertifikasi sistem manajemen, organisasi akan mengenal istilah Stage 1 Audit dan Stage 2 Audit. Keduanya merupakan bagian penting dari initial certification, tetapi memiliki tujuan dan fokus evaluasi yang berbeda.
Memahami perbedaan kedua tahap ini membantu organisasi mempersiapkan audit dengan lebih baik serta menghindari anggapan bahwa Stage 1 hanya merupakan versi singkat dari Stage 2.
Apa Itu Stage 1 Audit?
Stage 1 Audit merupakan tahap awal dalam audit sertifikasi yang membantu mengevaluasi kesiapan organisasi sebelum pelaksanaan Stage 2 Audit.
Pada tahap ini auditor memperoleh pemahaman mengenai organisasi, sistem manajemen, ruang lingkup sertifikasi, proses utama, lokasi, serta kondisi implementasi sistem.
Tujuan utama Stage 1 bukan memberikan keputusan sertifikasi, tetapi memahami sistem dan mengevaluasi kesiapan organisasi untuk memasuki audit berikutnya.
Apa yang Dievaluasi pada Stage 1?
Ruang lingkup evaluasi dapat bergantung pada standar dan karakteristik organisasi, tetapi Stage 1 umumnya digunakan untuk memahami beberapa aspek penting dari sistem manajemen.
- Ruang lingkup sistem manajemen dan aktivitas organisasi.
- Konteks organisasi dan proses utama.
- Dokumentasi sistem manajemen yang relevan.
- Lokasi dan kondisi operasional organisasi.
- Status implementasi sistem.
- Pelaksanaan internal audit.
- Pelaksanaan management review.
- Kesiapan organisasi untuk Stage 2 Audit.
Mengapa Stage 1 Penting?
Stage 1 memberikan kesempatan untuk mengidentifikasi area yang dapat mempengaruhi kesiapan organisasi sebelum evaluasi implementasi yang lebih mendalam dilakukan.
Auditor juga memperoleh informasi yang diperlukan untuk merencanakan Stage 2 secara lebih efektif, termasuk memahami kompleksitas proses, lokasi, aktivitas, dan area yang perlu mendapatkan perhatian.
Apa Itu Stage 2 Audit?
Stage 2 Audit merupakan tahap evaluasi utama terhadap implementasi dan efektivitas sistem manajemen organisasi.
Jika Stage 1 banyak berfokus pada pemahaman sistem dan kesiapan, Stage 2 melihat bagaimana sistem tersebut benar-benar dijalankan dalam kegiatan organisasi sehari-hari.
Apa yang Dilakukan Auditor pada Stage 2?
Auditor mengumpulkan objective evidence untuk menentukan tingkat kesesuaian terhadap persyaratan yang digunakan sebagai kriteria audit.
Evidence dapat diperoleh melalui interview personel, observasi aktivitas, review dokumen dan rekaman, evaluasi data, serta sampling terhadap berbagai proses.
Contoh Objective Evidence
Jika organisasi menyatakan memiliki proses evaluasi supplier, auditor tidak hanya melihat prosedurnya. Auditor dapat meminta rekaman evaluasi supplier, melihat bagaimana kriteria digunakan, dan melakukan interview terhadap personel yang menjalankan proses.
Hal yang sama berlaku pada pengendalian operasional, kompetensi, monitoring, internal audit, corrective action dan proses lainnya.
Perbedaan Utama Stage 1 dan Stage 2
AreaStage 1Stage 2Tujuan utama | Menilai kesiapan dan memahami sistem | Menilai implementasi dan efektivitas
Fokus | Struktur sistem, scope dan readiness | Objective evidence dan penerapan proses
Pendekatan | Review dan pemahaman awal | Evaluasi implementasi secara lebih menyeluruh
Outcome | Dasar kesiapan menuju Stage 2 | Hasil audit sebagai input proses sertifikasi
Apa yang Terjadi Jika Ditemukan Ketidaksesuaian?
Audit dapat menghasilkan temuan apabila objective evidence menunjukkan adanya kondisi yang tidak memenuhi kriteria audit.
Organisasi kemudian perlu melakukan analisis terhadap penyebab ketidaksesuaian dan menentukan corrective action yang sesuai. Tindak lanjut dilakukan berdasarkan ketentuan proses sertifikasi yang berlaku.
Audit Bukan Sekadar Pemeriksaan Dokumen
Salah satu kesalahan persiapan audit yang cukup umum adalah terlalu berfokus pada kelengkapan dokumen sementara implementasi proses kurang diperhatikan.
Dokumen penting, tetapi auditor memerlukan bukti bahwa apa yang ditetapkan dalam sistem benar-benar diterapkan.
Karena itu, persiapan audit sebaiknya tidak dilakukan dengan mempersiapkan jawaban yang harus diberikan kepada auditor. Organisasi justru perlu memastikan sistem bekerja sebagaimana mestinya dalam kondisi operasional normal.
Bagaimana Mempersiapkan Stage 1?
Organisasi perlu memastikan ruang lingkup sistem manajemen telah ditentukan dengan jelas dan proses-proses utama telah diidentifikasi. Dokumentasi yang diperlukan sebaiknya telah tersedia dan implementasi sistem sudah berjalan.
Internal audit serta management review juga perlu mendapat perhatian karena kedua proses tersebut menunjukkan bahwa organisasi memiliki mekanisme internal untuk mengevaluasi sistem manajemennya sendiri.
Bagaimana Mempersiapkan Stage 2?
Persiapan terbaik untuk Stage 2 adalah memastikan seluruh proses benar-benar berjalan sesuai sistem yang telah ditetapkan.
Personel tidak perlu menghafalkan standar. Yang lebih penting adalah mereka memahami pekerjaan, tanggung jawab, pengendalian, dan proses yang memang mereka jalankan.
Apa yang Terjadi Setelah Stage 2?
Setelah audit selesai, hasil audit didokumentasikan dan temuan yang memerlukan tindak lanjut perlu ditangani oleh organisasi.
Setelah seluruh proses yang diperlukan diselesaikan, informasi hasil audit dapat digunakan sebagai bagian dari review dan proses keputusan sertifikasi.
Kesimpulan
Stage 1 dan Stage 2 memiliki fungsi yang saling melengkapi. Stage 1 membantu memastikan sistem dan organisasi siap untuk dievaluasi secara lebih mendalam, sedangkan Stage 2 berfokus pada implementasi dan efektivitas sistem berdasarkan objective evidence.
Memahami kedua tahap tersebut membuat organisasi dapat mempersiapkan sertifikasi dengan pendekatan yang lebih tepat dan tidak sekadar berorientasi pada kelengkapan dokumen.
